Creación de una entidad, empresa y/o institución en la República Dominicana (página 2)

La numeración de las pólizas se asigna
cuando la póliza se registra, manteniendo una
numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de
póliza de las que en este sistema se usan. No obstante que
la practica mas generalizada es la de establecer un registro
especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida
usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases
de pólizas. También pueden quedar registradas las
tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en
este caso, un rayado con tres columnas, para notar los
números, respectivamente, de las pólizas de diario,
pólizas de entrada y pólizas de salida de
caja.

Registro de operaciones:

Puesto que este sistema tiene como base la
división de las operaciones en dos grupos (operaciones de
caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su
registro es la misma que se estableció en el sistema de
pólizas de diario y caja. Sin embargo, como las
pólizas de caja, se encuentran subdivididas en
pólizas de entrada y pólizas de salida, en las
primeras se registraran únicamente las entradas en
efectivo, anotándose en la póliza solamente la
cuenta de crédito, puesto que la cuenta de cargo
será siempre la de caja y bancos. Por lo que se refiere a
las pólizas de salida, se anotaran en ellas las
operaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose
en la póliza la cuenta de cargo, ya que la de
crédito será, la de caja y bancos.

Ventajas e inconvenientes:

Ventajas:

La división de las pólizas de caja en las
dos clases ya fijadas facilita el registro de operaciones en las
empresas donde, por realizarse un movimiento importante de
fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y cajeros
pagadores. En este caso la división del trabajo se
llevaría a cabo en forma más amplia, ya que los
cajeros recibidores prepararían las pólizas de
entrada, y los pagadores las pólizas de salida.

Se puede ejercer un control más eficaz sobre
ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones
quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de
otras. Para el registro de las pólizas, también se
puede decir que la división del trabajo se ejecuta en
forma más amplia, ya que para cada tipo de póliza,
normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una
ventaja respecto de los sistemas anteriores.

Los bonos de fundador. Los bonos de fundador son
titulo nominativos sin valor nominal que no forma parte del
capital social y quedando a sus poseedores en forma gratuita una
utilidad no mayor del 10% por los primeros 10
años.

Los bonos de fundador se dan en virtud de que los
fundadores de una sociedad mercantil no pueden decirse aso favor
ningún benefició que menoscabe el capital de la
sociedad mercantil ni el acto o momento de la constitución
ni para el futuro de la sociedad mercantil ya que de hacerse se
consideraría nulo en una empresa de la que no se tenia
seguridad de éxito por la cual se le permite gozar de un
bono de fundador que le confiere a su tenedor el derecho de
participar en las actividades anuales de la empresa como se dijo
antes por un 10% de porcentaje máximo aun periodo mayor a
10 años contados aparte de la fecha de constitución
de la sociedad mercantil teniendo como limitante que solo
podrá cobrar el dividendo después que se haya
cubierto el dividendo a los accionistas. En virtud de los bonos
de fundador carecen de valor nominal su control debe de hacerse
en cuenta de orden asignándosele el valor de un
peso.

El asiento de Apertura/Captura del asiento
Inicial

 Este es el primer asiento que se hace en
contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio
del ejercicio económico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la
operación a través de la cual se detiene
momentáneamente el registro de operaciones para ofrecer
una visión del patrimonio, de la situación
financiera de la empresa y de sus resultados, en un momento
concreto del tiempo.

Se separa así un ejercicio económico de
otro.

Abrir, o reabrir la contabilidad será la
operación por la que se inicia o reanuda el registro de
operaciones al iniciarse el ejercicio económico. El
asiento de apertura se formará cargando las cuentas de
Activo del Balance y abonando las de Pasivo. Supongamos que al
finalizar el ejercicio económico anterior, el Balance de
la empresa "APROBARÉ S.L." estaba formado por las
siguientes partidas:

Desde el punto de vista práctico a la hora de
realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes
casos:

1. Que la empresa no existiese anteriormente (se
constituye una sociedad nueva) y por tanto no hay balance
inicial. En estos casos el asiento de apertura es muy sencillo
pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios)
a capital.

2. La empresa ya existe y estamos llevando
nosotros mismos la contabilidad con un sistema
informático. En este caso tampoco hay problema, pues al
realizar el cierre los programas informáticos hacen de
forma automática el asiento de apertura.

3. La empresa ya existiese pero está
llevando la contabilidad otra persona y nos pasa el balance de
sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de
diciembre. Aquí ya tendrá más trabajo, pues
lo primero de todo debe crear todas las cuentas que existen y
luego realizar el asiento de apertura (Ver ejemplo de la empresa
"APROBARÉ SRL").

Cuidado: en el ejemplo de la empresa citada aparecen
conceptos como maquinaria, clientes, etc. En la vida real es
necesario tener una ficha de cada cliente, de cada
máquina, etc. (el balance de sumas y saldos debe venir
detallado de este modo) de forma que no es suficiente crear
clientes en su conjunto sino que habría que detallar uno a
uno con su saldo de apertura. Lo mismo con las demás
cuentas.

Este asiento de apertura, cuando existen muchas cuentas
(puede haber varios cientos o miles de cuentas), suele ser muy
difícil de cuadrar, además de la dificultad
práctica y de tiempo de hacer un asiento de este
tamaño.

Para solucionar este tema, algunos programas
están preparados para enfocarlo de otro modo.

Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando las
cuentas con sus saldos iniciales (al crear los códigos de
clientes, proveedores, etc. el sistema ya sabe si son de activo o
de pasivo) y una vez introducidos se pulsa el botón
"realizar asiento de apertura" y se hace solo. Si las sumas del
debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y
deberemos ver que saldo está mal y corregirlo.

Ver vídeo de cómo se crean las cuentas con
sus saldos iniciales y se realiza automáticamente el
asiento de apertura.

4. Por ultimo, lo más difícil de
todo para realizar un asiento de apertura, es que una empresa
encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no
tiene nada de nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el
gran problema de que es una empresa que ya está
funcionando y por tanto ha realizado compras, tiene movimientos
bancarios, le deben dinero sus clientes, etc.

En estos casos, además de contable hay que ser
"investigador", pues deberemos hacer lo que se denomina un
balance inventario y valorarlo. A partir de aquí ya se
podrá realizar el asiento de apertura.

Este balance inventario valorado consta de los
siguientes pasos:

1. Hacer un inventario, que consiste en hacer un
listado de todos los bienes, uno por uno, que tiene la empresa
(camión modelo tal, 5 mesas de madera, ordenador modelo X,
cuenta corriente en banco Z, etc.).

2. Hacer un listado de todos los derechos que
tiene la empresa: préstamos que ha concedido, lista de
todos los clientes, etc.

3. Hacer una lista de todas las obligaciones que
tiene la empresa con los bancos, hacienda, proveedores,
trabajadores, etc.

4. Valorarlo todo. Esto lleva mucho trabajo y
dificultad pues a veces no aparecen las facturas de compra o es
difícil descubrir cuánto deben de verdad los
clientes. Es necesario recordar que hay que preparar
también las fichas de inmovilizado de todos y cada uno de
los bienes de la empresa, pues lo necesitaremos para poder
valorar adecuadamente dichos bienes y también, desde el
punto de vista fiscal, para poder calcular las amortizaciones de
los próximos ejercicios.

5. Por último debe hallar la diferencia
entre sus bienes y derechos y sus obligaciones. Dicha diferencia
será su capital o patrimonio neto.

6. A partir de aquí ya puede realizar el
asiento de apertura.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo
S.

Santiago de los Caballeros,
República Dominicana

2014.

Primera edición

2014

Título:

"Creación de una entidad, empresa
y/o institución, en la Rep. Dom."